Un workflow es una potente funcionalidad para automatizar procesos de marketing, ventas y servicios.
Gracias a ellos podemos tener procesos automáticos que trabajan de manera autónoma sin que tengamos que intervenir.
En este post os enseñaré a crear y a administrar la configuración de workflows para que puedas crearlos y utilizarlos en tu negocio.
¿Cómo crear un workflow en HubSpot?
1.Entra en tu cuenta de HubSpot y pincha en Workflows
2.Seguidamente, selecciona Crear workflow:
3.Ahora tienes dos opciones:
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- Empezar de cero: basado en contactos, tickets, empresas, cotizaciones, conversaciones, etc. Es decir, si quieres workflow en blanco que inscribe y se activa con la opción que indiques. Si tienes versión Starter sólo tendrás activadas un par de opciones (Contactos, Empresas, Negocios y Conversaciones).
- Plantillas: puedes elegir una serie de plantillas predeterminadas de HubSpot, como el de Nutrición de primeras conversiones, el de Notificaciones por programación de reunión o el de bienvenida a los nuevos suscriptores del blog, entre otras opciones, como puedes ver aquí:
4.A continuación, elige el workflow que quieres montar (puedes ver una vista preliminar en la pantalla de la derecha) y pincha en Siguiente e iremos al editor de workflows.
5.En la pantalla de Acciones debes crear tu workflow y montarlo a tu gusto. Si quieres agregar más acciones pincha en el icono +. Tienes una serie de acciones disponibles, así como la opción de conectar aplicaciones externas, como puedes ver aquí:
Existen decenas de opciones disponibles, como el retraso entre una acción y la siguiente (Retraso por una cantidad de tiempo definida, días, horas, hasta que ocurra un evento), la opción de inscribir al prospecto en otro workflow e incluso puedes crear ramificaciones y comunicaciones internas, como puedes ver aquí.
En la pantalla de acciones tienes otras opciones a realizar como ampliar la vista (o Mostrar minimapa, en caso de que tengas un workflow muy extenso créeme que esta opción te vendrá bien), crear Alertas, establecer Objetivos, Inscribir contactos, realizar una Prueba y otras opciones como Clonar o Exportar tus workflows.
6.En la pestaña de Configuración puedes establecer las horas y fechas de ejecución, sincronizar tus workflows con alguna campaña e incluso configurar las condiciones de eliminación y supresión de tus leads. Esta opción es muy interesante porque imagina que tienes un prospecto que has movido de fase en el pipeline de ventas por error, pues gracias a estas opciones puedes deshacer esta acción y que este prospecto se elimine del workflow automáticamente sin la necesidad de hacerlo de forma manual, como puedes ver aquí:
7.Desde Rendimiento puedes ver una serie de métricas principales, como el total de contactos inscritos en tu workflow y la tasa de conversión, entre otros.
8.En Historial puedes ver un registro de las acciones, un historial, así como también un registro de los cambios que ha tenido el workflow.
En estas pantallas puedes crear tus workflows y realizar la configuración, pero, ¿cómo se activan? Sigue leyendo.
¿Cómo activar un workflow en HubSpot?
Para activar un workflow que has montado, pincha en Revisar y publicar, opción que te aparecerá en la esquina superior derecha. Una vez clicado, verás una pantalla de comprobación como esta:
En esta pantalla tienes un resumen del workflow que acabas de montar, así como también la opción de Editar directamente todas las opciones.
Además, desde aquí tienes la posibilidad de hacer que el workflow inscriba a tus contactos, empresas o negocios de manera retroactiva (o no). Es decir, que añada a aquellos registros que ya cumplían previamente esas condiciones que has descrito o que simplemente las cumplen a partir del momento de la activación del workflow.
Una vez revisado es momento de pinchar en Activar y listo, ¡ya tienes tu workflow activado y en marcha!
Si tienes alguna consulta, no dudes en ponerte en contacto con nosotros a través del siguiente banner.
Hasta la próxima
