¿Cómo tener una gestión de proyectos más eficiente con Asana y Toggl?

Controlar todo lo que ocurre en una agencia es misión imposible si no cuentas con plataformas que te ayuden a tener un control diario.

Para llevar una agencia de marketing digital sin morir en el intento necesitas un orden. Debes evitar que reine el caos a toda costa.

Hace unos años, cuando la aventura con LEADIN aún no había comenzado trabajaba en una agencia de publicidad. Allí descubrí una herramienta que me facilitaría la gestión de proyectos de una manera nunca antes vista: Asana.

La gestión de proyectos con Asana

Me gustó por varios motivos:

  • Controlaba proyectos, responsables y tareas en una misma pantalla.
  • Generaba y participaba en conversaciones fluidas entre equipos internos/externos y clientes.
  • Ganaba agilidad a la hora de planificar tareas y sprints.

Así que no dudé cuando montamos LEADIN que Asana formaría parte de nuestra aventura. Nos hicimos embajadores oficiales de la herramienta y empezamos a usarla tanto a nivel interno, como externo: podíamos tener un control total de todas las acciones. 

Cuando un cliente entra a formar parte de LEADIN, lo primero que hacemos es abrir un proyecto en Asana. De esta forma familiarizamos a nuestro cliente sobre la metodología AGILE de trabajo.

Una vez realizado este onboarding, damos acceso a Asana. A partir de este momento, el cliente tiene acceso total: puede ver exactamente en qué estamos trabajando, en tiempo real. Observa qué tareas serán realizadas en el sprint en curso e incluso, en los siguientes. Además, puede ver un histórico con toda la información de las acciones realizadas a lo largo del tiempo.

Al principio los clientes andan un poco despistados: es una herramienta nueva y sí que es cierto que reina un poco la timidez. Pero al poco tiempo que ven que hay una comunicación fluida, que pueden hablar con cualquier miembro del equipo y que es dinámico, pierden la vergüenza y entran de lleno en la plataforma: comentan, preguntan, sugieren… ¡prácticamente los emails pasan a un segundo plano!

También puede ver nuestras conversaciones internas. Sí sí, has leído bien, aquí no ocultamos nada, mostramos lo bueno y lo malo.

Este acto de transparencia favorece nuestra relación con los clientes. Creedme cuando os digo que cuando pregunto feedback es lo que más valoran. 

Generamos un clima de intimidad muy difícil de romper.

Como anécdota contaros que una vez un cliente leyó un debate entre miembros de nuestro equipo. Saltaban chispas: al cliente solo le faltaba preparar palomitas.  

Al final, todos tenemos puntos de vista diferentes para solucionar un mismo problema. El valor recae en que juntos nos pongamos de acuerdo en ir hacia la misma dirección. 

Al final, tras varios mensajes, todo se solucionó con un brindis virtual ;).

La gestión del tiempo con Toggl

Con Toggl los comienzos fueron distintos. 

Nuestros clientes nos contratan por el tiempo que les vamos a dedicar y nuestro conocimiento. Para medir y, sobre todo, vascular el tiempo que invertimos en las acciones que realizamos para cada uno de nuestros clientes debíamos elegir un sistema de medición del tiempo.

Llevo usando Toggl sobre unos doce años o así, por lo que no dudé a la hora de la decisión final.

Por una cuota mensual por usuario de 10,99€, tienes acceso a cronogramas, paneles, búsqueda avanzada e informes, campos personalizados, invitados ilimitados gratis, formularios, reglas, logros, consola del administrador y proyectos y equipos privados.

Cuando llega el cierre de mes, vemos los reportes mediante una reunión grupal con todos los miembros del equipo. Realizamos un resumen para detectar fugas de tiempo, analizar el tiempo que hemos invertido en cada cliente y vemos de qué forma abordaremos el mes siguiente. Es una herramienta muy útil para ganar en eficiencia y productividad.

No quiero acabar el post sin mencionar nuestra plataforma de comunicación interna: Slack. Por menos de 8€ por usuario al mes tienes a tu disposición una herramienta de comunicación ágil, sencilla y muy práctica. También cuentan con versión gratuita, pero tiene una limitación: sólo puedes acceder a los 10.000 mensajes más recientes.

Nosotros tenemos varios grupos y, sobre todo, un grupo exclusivo para cada cliente, donde podemos hablar rápidamente para tratar un tema que afecte a varios miembros del equipo. Además, también permite realizar integraciones o APIS con otras herramientas, como HubSpot o Jira (dos de las herramientas que más utilizamos).

En resumen, si tuviera que elegir 3 razones del porqué son útiles estas herramientas destacaría:

3 motivos para utilizar Asana: 

  • Control de tareas y equipos en un mismo lugar
  • Lugar de encuentro entre empresa-clientes
  • Planificar y gestionar proyectos

3 motivos para utilizar Toggl:

  • Ganar en productividad
  • Aumentar la eficiencia, individual y colectiva 
  • Medir el rendimiento de equipos

3 motivos para utilizar Slack:

  • Chat rápido para equipos
  • Posibilidad de integración con otras herramientas
  • Seguridad y flexibilidad

 

Hasta la próxima

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